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Questions fréquemment posées
Comment se formalisent les étapes d'une mission avec une Junior-Entreprise ?
1-Élaboration de la proposition commerciale
Après avoir discuté de vos besoins de manière plus précise , la JE rédige une proposition commerciale. Celle-ci présente les objectifs du projet, les livrables attendus, les modalités de réalisation et le budget estimatif.
2-Signature d'un contrat ou d'une convention d'étude
Une fois la proposition acceptée, la JE rédige un contrat, souvent appelé « convention d’étude », qui encadre légalement la relation avec le client. Ce contrat comprend :
La description des prestations à réaliser.
- Les délais de livraison.
Le prix de la prestation.
Les modalités de paiement (acomptes, paiement final, etc.).
Les conditions de résiliation.
Ce contrat est signé par les deux parties (la JE et le client), formalisant ainsi l’accord.
3- Factures d’acompte et de solde
La gestion des paiements se fait en général en deux temps : un acompte au démarrage du projet et un solde à la livraison.
Facture d’acompte :
Une fois le contrat signé, il est courant de demander un acompte au client. Sur Hackademic, ce montant est de l’ordre de 25 % à 50 % du montant total du projet. L’acompte sert à financer les premières phases du projet (recherche, prototypage, etc.).
Une facture d’acompte est émise à cette étape. Cette facture indique le montant de l’acompte, les détails du projet et les conditions de paiement. L’acompte est ensuite payé par le client avant que la JE commence le travail.
Facture de solde :
À la fin du projet, une fois les prestations livrées et validées par le client, la JE émet une facture de solde. Cette facture correspond au montant total du projet moins l’acompte déjà versé.
Elle est accompagnée d’un document de validation des livrables, appelé PV de recette ou rapport de fin d’étude, signé par le client pour attester que le travail est conforme à ses attentes.
4- Quid de la Gestion des aspects financiers et juridiques ?
Les Junior-Entreprises doivent respecter certaines obligations spécifiques :
Respect de la législation : Les JEs doivent se conformer à la législation française et être rattachées à la CNJE (Confédération Nationale des Junior-Entreprises). Les contrats et les factures doivent respecter les normes en vigueur en matière de droit commercial.
Fiscalité et comptabilité : Les JEs sont soumises à un régime fiscal particulier. Elles doivent facturer leurs prestations en incluant la TVA et tenir une comptabilité conforme aux règles des associations de type loi 1901.
5- Exemple de cycle financier entre une entreprise et une Junior-Entreprise
Pré-contrat : La Junior-Entreprise rédige une proposition commerciale acceptée par le client.
Contrat : Signature de la convention d’étude entre la Junior-Entreprise et le client.
Acompte : Une facture d’acompte est émise. Le client verse une partie du montant.
Réalisation du projet : La Junior-Entreprise commence à travailler sur le projet.
Livraison : Les livrables sont soumis au client.
Validation : Le client valide le travail en signant le PV de recette.
Solde : La facture de solde est émise et payée par le client.
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Propriété intellectuelle
1- Transfert de propriété
En général, le travail effectué par une Junior-Entreprise est soumis à un accord contractuel qui stipule clairement le transfert de propriété intellectuelle à l’entreprise cliente. Cela signifie que l’entreprise a la pleine propriété des résultats produits par la Junior-Entreprise, tels que les documents, les designs, les logiciels, etc.
2- Protection des droits
Les contrats établis entre l’entreprise et la Junior-Entreprise incluent souvent des clauses de confidentialité et de protection des droits de propriété intellectuelle. Cela garantit que les informations sensibles et les créations développées dans le cadre du projet restent la propriété exclusive de votre entreprise et ne sont pas divulguées à des tiers sans autorisation.
3- Contrôle sur le processus créatif
Bien que les membres de la Junior-Entreprise soient responsables de la réalisation du projet, vous conservez généralement un certain contrôle sur le processus créatif et les décisions prises tout au long du projet. Cela permet de s’assurer que les résultats correspondent à vos attentes et à vos besoins spécifiques.
4- Réduction des risques de litiges
Travailler avec une Junior-Entreprise qui respecte les normes éthiques et légales en matière de propriété intellectuelle contribue à réduire les risques de litiges ultérieurs concernant la propriété des résultats du projet. Les accords contractuels clairs et bien définis permettent de résoudre rapidement tout différend éventuel.
5- Opportunité de collaboration continue
Une relation de travail positive avec une Junior-Entreprise peut ouvrir la voie à des collaborations futures. En établissant une relation de confiance et en respectant mutuellement les droits de propriété intellectuelle, vous pouvez envisager de travailler avec la Junior-Entreprise sur d’autres projets à l’avenir.
Qu’est-ce qu’une Junior-Entreprise ?
1- Organisation étudiante
Les Junior-Entreprises sont entièrement gérées par des étudiants. Ils occupent les fonctions de gestionnaire de projet, de consultant, de trésorier, de responsable des ressources humaines, etc. Cela permet aux étudiants de vivre une expérience entrepreneuriale tout en poursuivant leurs études.
2- Modèle d’association loi 1901
Les Junior-Entreprises en France sont régies par la loi de 1901 sur les associations à but non lucratif. Elles ne visent donc pas à générer des profits pour les membres, mais à offrir aux étudiants une expérience pratique dans leur domaine d’études.
3- Fonctionnement proche d’une entreprise
Malgré leur statut associatif, les Junior-Entreprises fonctionnent comme de véritables entreprises en termes de gestion des projets, de relations avec les clients, de facturation, et de respect des obligations fiscales et sociales (notamment la TVA). Elles doivent également respecter les normes légales de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises (CNJE) qui encadre leur activité.
4- Projets à visée professionnelle
Les Junior-Entreprises réalisent des missions pour des entreprises ou d’autres clients externes. Ces projets peuvent prendre la forme de :
Études de marché.
Réalisation de prototypes.
Audit ou conseil dans des domaines spécifiques.
Développement informatique.
Création de supports de communication.
Recherches ou analyses techniques, etc.
Cela permet aux étudiants de mettre en application leurs connaissances théoriques, tout en apportant une valeur ajoutée aux entreprises qui bénéficient de prestations souvent à coût réduit.
5- Apprentissage par la pratique
Pour les étudiants, intégrer une Junior-Entreprise est une opportunité unique d’acquérir de l’expérience professionnelle tout en étudiant. Ils peuvent développer leurs compétences dans des domaines comme la gestion de projet, le travail en équipe, la relation client, ou encore le respect des délais et des budgets.
6- Encadrement et suivi
Les étudiants travaillant sur les projets sont souvent encadrés par des enseignants ou des professionnels du domaine concerné pour garantir la qualité des livrables. Certains projets peuvent également bénéficier de partenariats avec des entreprises ou des laboratoires de recherche.
7- Réseau des Junior-Entreprises
En France, les Junior-Entreprises sont regroupées sous l’égide de la CNJE (Confédération Nationale des Junior-Entreprises), qui joue un rôle de coordination, d’audit et de contrôle. La CNJE veille au respect des standards de qualité, organise des formations pour les membres des JEs et favorise les échanges entre les différentes Junior-Entreprises du pays.
Il existe également un réseau international, notamment avec les Junior Enterprises Europe, qui regroupe des structures similaires dans d’autres pays européens.